Tableau de bord et rentabilité
Le tableau de bord d’agence, et ce qu’il ne calcule pas.
Le tableau de bord de Clics montre ce qu’une agence à forfaits doit savoir chaque matin : revenu récurrent, clients actifs, vidéos livrées contre promesses du mois, ponctualité de l’équipe et budget publicitaire engagé. La marge d’un projet, elle, reste hors de sa portée : il ne voit jamais vos coûts ni les heures de l’équipe.
Clics est un CRM pour agences marketing au Canada : pipeline de production vidéo, portail client à la marque avec revue horodatée, planificateur de publications, leads Meta et tableau de bord d'agence, en français et en anglais.
Le revenu récurrent se reconstruit depuis les signatures. Un client parti ou en pause n’y figure plus.
Un client dont le forfait n’a pas de prix est signalé « sans prix », au lieu d’être compté pour zéro.
Le tableau de bord est réservé aux administrateurs de l’agence. Un monteur n’y voit pas le chiffre d’affaires.
Quatre tableaux, quatre questions.
L’agence va-t-elle bien ?
Le tableau d’agence réunit la santé du mois : promesses livrées, clients dans le rythme, tâches à l’heure, et les vidéos en retard qui demandent une décision aujourd’hui.
Où en est la production ?
Le tableau de production compte, en direct, ce qui est en montage, en révision interne, chez le client et en tournage aujourd’hui, puis le temps passé à chaque étape.
Combien rapporte le portefeuille ?
Côté business, le revenu récurrent mensuel s’affiche avec sa tendance sur trois mois et sa courbe sur douze, à côté du forfait moyen et du compte des clients actifs.
Les ventes avancent-elles ?
Le tableau CRM suit les leads reçus, contactés et signés, le pipeline estimé et le taux de conversion, ce mois-ci et comparé au mois d’avant.
Les chiffres qui comptent pour une agence à forfaits.
Le revenu à risque
La somme des forfaits des clients qui ne seront pas livrés à temps ce mois-ci. C’est le montant qu’un appel du client mécontent peut faire tomber.
Le portefeuille, du pire au meilleur
Chaque client avec son forfait et ses livraisons du mois, classé « À risque », « Rattrapable » ou « Dans le rythme ». Un trait marque où il devrait être aujourd’hui.
Le prix moyen d’une vidéo
Le revenu récurrent divisé par les vidéos promises chaque mois. Mis à côté de ce qu’une vidéo vous coûte, c’est le début d’un calcul de marge que vous faites vous-même.
Le délai de l’idée à la publication
Le temps médian entre l’idée et la mise en ligne, le total livré depuis janvier et le meilleur mois. Utile avant de promettre quatre vidéos de plus à un client.
La ponctualité, personne par personne
Le classement de l’équipe met côte à côte les vidéos que chacun porte en ce moment et la part qui est encore dans les temps. On voit qui est débordé avant qu’il le dise.
Le budget publicitaire engagé
La somme des budgets des campagnes de boost lancées. Vous savez combien d’argent de vos clients roule chez Meta, sans ouvrir le Gestionnaire de publicités.
Ce que « rentabilité » veut dire ici.
Le titre de cette page dit « rentabilité » ; voici jusqu’où Clics va. Il ne dit pas si un projet a rapporté, parce qu’aucune donnée de coût n’y entre : pas de taux horaire, pas de feuille de temps, pas de chronomètre, pas de facturation. Afficher une marge sans savoir ce que coûte votre monteur, ce serait deviner.
Ce que Clics connaît, c’est le côté revenu, client par client : la valeur de chaque forfait, le nombre de vidéos promises chaque mois, combien sont parties, et si le rythme tient. Pour une agence au forfait, le lundi matin commence là. Mettez ces chiffres à côté de vos coûts, et la question de la marge se règle en quelques minutes.
Le tableau de bord vient avec tous les paliers, Solo compris ; la vue du revenu et des livraisons par client s’ajoute au palier Studio. Le détail des paliers figure dans l’offre.
Voyez Clics avant d’y entrer.
Six écrans du CRM, tels que votre équipe et vos clients les verront. Faites défiler, puis ouvrez la démo : elle reste à vous 24 heures.
Vue d’ensemble
La santé de l’agence et ce qui demande votre attention, d’un coup d’œil.
Pipeline de production
Chaque vidéo, du tournage à la publication, colonne par colonne.
Calendrier
Les tournages et les publications du mois, toutes marques confondues.
Leads
Les leads arrivent dans le pipeline : voir, en faire un client ou écarter.
Équipe et charge
Qui porte quoi, et ce qui déborde.
Espace client
Le portail où le client voit ses vidéos et approuve ses livrables.
Les pages voisines.
Chaque calque ouvre une page qui creuse un point de celle-ci.
Questions fréquentes
Clics calcule-t-il la marge de chaque projet ?
Non. Sans vos coûts ni les heures de l’équipe, aucun calcul de marge honnête n’est possible. Clics couvre le revenu et les livraisons de chaque client ; le côté coûts vient de votre comptabilité.
D’où vient le revenu récurrent affiché ?
Du prix du forfait inscrit dans la fiche de chaque client actif. Tant qu’une fiche n’a pas de prix, le tableau le dit et vous invite à l’ajouter, plutôt que d’afficher un total faussement bas.
Comment Clics décide-t-il qu’un client est « à risque » ?
Il compare les vidéos livrées ce mois à celles qu’il faudrait avoir livrées à ce jour. Un client en retard dont les vidéos en production suffiraient à rattraper est « Rattrapable » ; sinon, il est « À risque ».
Un membre de l’équipe peut-il voir le revenu de l’agence ?
Seulement s’il est administrateur. Le tableau de bord est fermé aux autres rôles : un éditeur ou un vidéographe voit son travail et ses retards, pas le chiffre d’affaires.
Le tableau de bord compte-t-il les heures passées par le monteur ?
Non. Il mesure le temps qu’une vidéo passe dans chaque étape, du montage à la révision, pas le temps de travail d’une personne. Pour des heures facturables, il vous faut un outil de suivi du temps à côté.
Le CRM des agences qui livrent.
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